转公司秘书：流程、文件及 15 天限期
想更换香港公司的公司秘书？整理秘书资格、ND2A 表格及 15 天递交限期、交接法定记录的清单，以及同时转注册地址时要留意的事项。
简短答案： 委任新秘书及原秘书停任后，公司要在 15 天内向公司注册处递交 ND2A 表格。新秘书如属个人，须通常居于香港；如属法人团体，须在香港有注册办事处或营业地点。转秘书最花时间的通常不是表格，而是向原秘书取回法定登记册、会议记录及公司印章。
谁可以做公司秘书？
按公司注册处说明：
- 私人公司必须最少有一名公司秘书；
- 个人秘书须通常居于香港；法人团体秘书须在香港有注册办事处或营业地点；
- 唯一董事不能同时担任同一公司的秘书；
- 只有一名董事的私人公司，不能委任一间以该董事为唯一董事的公司作秘书。
转秘书流程
| 步骤 | 内容 | 限期 |
|---|---|---|
| 1 | 新秘书查册，检查周年申报有否欠交、董事及股东资料是否正确 | — |
| 2 | 新秘书完成客户尽职审查（KYC） | — |
| 3 | 董事会决议：委任新秘书、接受原秘书辞任 | — |
| 4 | 递交 ND2A（委任及停任） | 15 天内 |
| 5 | 如同时更改注册地址，递交 NR1 | 15 天内 |
| 6 | 交接法定记录并更新登记册 | 尽快 |
如公司已递交 ND2A 报告原秘书辞任，原秘书一般不需要另交 ND4。
要向原秘书取回什么？
- 成员（股东）登记册、董事登记册、秘书登记册；
- 重要控制人登记册；
- 董事会及股东会议记录、书面决议；
- 股票存根、公司印章（如有）；
- 最近一份周年申报表及公司章程。
常见问题
- 欠交周年申报： 转秘书前先查册，欠交的 NAR1 要补交并缴付逾期费用。
- 原秘书不交记录： 可先要求书面交接；资料不全时，新秘书可协助按公司注册处记录重建登记册。
- 地址一并转： 原秘书提供的注册地址到期，要同时安排新地址及 NR1。
我们可以怎样帮你
我们提供转秘书服务，包括查册、董事会决议、ND2A／NR1、交接及重建登记册；转入后按公司秘书年费 HK$2,380 起计。
资料来源
- 公司注册处：董事及公司秘书常见问题 https://www.cr.gov.hk/en/faq/local-company/directors-secretary.htm
本文只供一般参考，不构成法律或税务意见。