轉公司秘書：流程、文件及 15 日限期
想更換香港公司的公司秘書？整理秘書資格、ND2A 表格及 15 日遞交限期、交接法定紀錄的清單，以及同時轉註冊地址時要留意的事項。
簡短答案： 委任新秘書及原秘書停任後，公司要在 15 日內向公司註冊處遞交 ND2A 表格。新秘書如屬個人，須通常居於香港；如屬法人團體，須在香港有註冊辦事處或營業地點。轉秘書最花時間的通常不是表格，而是向原秘書取回法定登記冊、會議紀錄及公司印章。
誰可以做公司秘書？
按公司註冊處說明：
- 私人公司必須最少有一名公司秘書；
- 個人秘書須通常居於香港；法人團體秘書須在香港有註冊辦事處或營業地點；
- 唯一董事不能同時擔任同一公司的秘書；
- 只有一名董事的私人公司，不能委任一間以該董事為唯一董事的公司作秘書。
轉秘書流程
| 步驟 | 內容 | 限期 |
|---|---|---|
| 1 | 新秘書查冊，檢查周年申報有否欠交、董事及股東資料是否正確 | — |
| 2 | 新秘書完成客戶盡職審查（KYC） | — |
| 3 | 董事會決議：委任新秘書、接受原秘書辭任 | — |
| 4 | 遞交 ND2A（委任及停任） | 15 日內 |
| 5 | 如同時更改註冊地址，遞交 NR1 | 15 日內 |
| 6 | 交接法定紀錄並更新登記冊 | 盡快 |
如公司已遞交 ND2A 報告原秘書辭任，原秘書一般不需要另交 ND4。
要向原秘書取回甚麼？
- 成員（股東）登記冊、董事登記冊、秘書登記冊；
- 重要控制人登記冊；
- 董事會及股東會議紀錄、書面決議；
- 股票存根、公司印章（如有）；
- 最近一份周年申報表及公司章程。
常見問題
- 欠交周年申報： 轉秘書前先查冊，欠交的 NAR1 要補交並繳付逾期費用。
- 原秘書不交紀錄： 可先要求書面交接；資料不全時，新秘書可協助按公司註冊處紀錄重建登記冊。
- 地址一併轉： 原秘書提供的註冊地址到期，要同時安排新地址及 NR1。
我們可以怎樣幫你
我們提供轉秘書服務，包括查冊、董事會決議、ND2A／NR1、交接及重建登記冊；轉入後按公司秘書年費 HK$2,380 起計。
資料來源
- 公司註冊處：董事及公司秘書常見問題 https://www.cr.gov.hk/en/faq/local-company/directors-secretary.htm
本文只供一般參考，不構成法律或稅務意見。